Das papierlose Büro … jeder denkt darüber nach, aber nur wenige schaffen es wirklich. Oft scheitert es am vermeintlichen Zeitaufwand. Oder an schlichter Bequemlichkeit. Manchmal ist die Hürde auch ein fehlender Scanner. Oder man hat einfach keinen Plan für die Organisation. Und dann — wer mag schon hunderte von alten Dokumente einscannen, um dann alles digital vorliegen zu haben!? (Dazu gleich unten mehr.)

Ein guter Freund hat mich heute auf das Thema angesprochen. Das nehme ich direkt zum Anlass, heute mal darüber zu schreiben, was ich mir für 2017 nun endlich vorgenommen habe.

Ich erzähl euch mal kurz mein Konzept, und am Schluss liste ich für euch die wichtigsten Apps auf, die ich am Mac, iPhone und iPad dafür verwende.

Das papierlose Büro soll 2017 bei mir Realität werden!

Wie viele andere so versuche auch ich es schon länger, aber bisher noch nicht in letzter Konsequenz. 2017 aber wird wie gesagt für mich das Jahr der konsequenten Digitalablage!

Die meiste Korrespondenz läuft heute bei mir ohnehin nur noch auf digitalem Weg. Mit Kunden, Banken, Versicherungen, Freunden, mit wem auch immer, alles digital. Im Briefkasten an der Wohnungstür finde ich meist nur noch Zeitschriften oder den Flyer vom Pizzaservice. Wird bei euch nicht viel anders sein. Falls sich aber doch mal ein papierner Brief hierhin verirrt, wird er entweder gescannt und digital abgelegt, oder er landet direkt in der Papiertonne. Nur wo etwas dann noch zwingend in Papierform gebraucht wird (oder wo es unsicher ist), lege ich weiterhin echtes Papier in echten Ordnern ab. Das betrifft eigentlich nur noch steuerrelevante Original-Belege und das eine oder andere wichtige Vertragsdokument.

Abgesehen davon will ich in meiner Nähe bald keine Leitz-Ordner mehr sehen!

Muss ich dann all die alten Dokumente scannen?

Nein, musst du nicht! Alte Dokumente zu digitalisieren kostet nur Zeit und macht nur wenig Sinn.

Bei mir wandern die alten Aktenordner so wie sie sind auf den Dachboden oder in den Keller. Ein altes Dokument scanne ich nur mal ein, wenn ich es für wirklich wichtig halte (und glaubt mir, das ist viel seltener der Fall als man denkt).

Ansonsten mache ich einfach einen radikalen Schnitt: Bis 2016 Papierablage — Ab 2017 Digitalablage.

Mein digitales Ablagesystem

Über Ablagesysteme kann man Bücher schreiben. Sind auch geschrieben worden. Außerdem hat ohnehin jeder über die Jahre ein eigenes System entwickelt, das für ihn funktioniert. Deshalb fasse ich mich hier kurz und zeige nur, wie das bei mir im Wesentlichen läuft:

• E-Mails bleiben generell in Mail

Bei meinem Mail-Provider habe ich genug Speicherplatz gebucht (50 GB), so dass sich meine gesamte Mailkorrespondenz für mehrere Jahre dort ansammeln darf. Alles was gelesen und abgearbeitet ist, wandert direkt ins Mail-Archiv (sofern es überhaupt aufhebenswert ist und nicht gleich gelöscht wird). Per Suchfunktion findet man ja später alles schnell wieder. Inbox Zero funktioniert so bei mir so sehr gut.

Spezielle Ordner habe ich in der Mail App (und damit auf dem Mailserver meines Providers) für jeden meiner Kunden angelegt. Diese funktionieren bei mir als gesonderte Archiv-Ordner; darin bleibt die Kundenkorrespondenz dauerhaft liegen (bis ich sie vielleicht eines Tages exportieren und anderswo archivieren muss – s. übernächsten Absatz).

Falls einzelne dieser Mails noch zu bearbeiten sind, markiere ich sie mit einem Fähnchen:

Daneben gibt es in Mail noch ein paar Ordner für temporäre Inhalte (z. B. Wiedervorlage, Offene Bestellungen). Was sich darin befindet, wartet selbstredend noch auf seine Abarbeitung, und landet danach ebenfalls meist im Archiv.

Erst wenn es eng wird (erkennbar in Mail App: Rechtsklick auf ein Postfach und dann Accountinformationen wählen), lösche ich alte Sachen. Wenn es sein muss, sichere ich den Inhalt zuvor (Menü: Postfach > Postfach exportieren, dann kann man die so erzeugte .mbox-Datei wie jede andere Datei auch irgendwo am Mac ablegen, und bei Bedarf später sogar wieder in Mail importieren).

• Wichtige Mail-Korrespondenz wird als PDF gesichert

Von dieser Regel der Mail-Ablage gibt es bei mir ein paar Ausnahmen. So habe ich mir angewöhnt, z. B. wichtige Mailkorrespondenz mit Versicherungen, Banken und ähnlichen Kandidaten, aus Mail heraus als PDF zu sichern (Menü: Ablage > Als PDF exportieren) und dann am Mac in passenden Ordnern abzulegen. Das nur aus einem Grund: weil ich nämlich denke, dass das PDF-Format für kritische Dokumente auf längere Sicht am sichersten ist; es ist praktisch auf jeder Plattform zu lesen und verändert auch später sein Aussehen nicht mehr. Perfekt für alles Wichtige.

• Auch andere Dokumente werden als PDF gesichert

Mit „andere Dokumente“ meine ich entweder solche, die schon als PDF eintrudeln, wie etwa die Telefonrechnung, die Versicherungspolice, der Kontoauszug. Oder solche, die sich tatsächlich nicht geschämt haben, noch als Papier hereinzuschneien, und die ich deshalb scannen musste.

Auch diese Dokumente landen dann direkt und ohne Umwege in passenden Ordnern am Mac (oder natürlich auf einem Cloud-Speicher).

Fragt nach digital, wo immer ihr könnt!

Die meisten größeren Unternehmen, Versicherungen, Banken, Telekomfritzen etc lassen sich (schon aus blankem Eigennutz) nicht lange bitten, wenn man sie nach Umstellung sämtlicher Korrespondenz und Dokumente auf auf die digitale Schiene fragt.

So, nun wie versprochen noch …

Meine wichtigsten Apps für das papierlose Büro:

Lebenswichtig:

• PDF Scanner — zum Scannen am Mac, mit OCR
• Scanbot — zum Scannen unter iOS, mit OCR
• PDF Expert/Mac und PDF Expert/iOS — zum Bearbeiten, annotieren, verkleinern, unterschreiben
• PDF Converter — macht in iOS aus praktisch allem ein PDF, super!
• File Time — praktisches kleines Tool zum Ändern des Dateidatums am Mac
• Notability/Mac und Notability/iOS — für handschriftliche Notizen auf Mac und iOS
• Evernote — Notizen „auf Steroiden“!
• Things 3/Mac und Things 3/iOS — Zeitplaner im digitalen Zeitalter [Update – danke, Antonio :)]
• iCloud, Dropbox, Google Drive — Cloud-Dienste für die Dateiablage

Außerdem:

• Spark/Mac und Spark/iOS — „Love your Email again“, stimmt!
• Apple Notizen—ist eh dabei und auch nicht schlecht
• Instapaper — zum späteren Lesen von Artikeln
• 1Password/Mac und 1Password/iOS — um keine Passwörter merken zu müssen
• Backblaze — für mühelose Online Backups