Zeitlich befristete Projekte lassen sich hervorragend in Evernote bearbeiten und verwalten. Doch was macht man mit den Notizen und Notizbüchern, wenn ein Projekt abgeschlossen ist? Eine Möglichkeit zeige ich euch hier am Beispiel von Reise-Planungen.
Wundersame Notizbuch-Vermehrung?
Evernote ist auch ein wunderbares Hilfsmittel zum Planen von Reisen und zum Sammeln von Reisetipps. Ich nutze es intensiv dafür. So habe ich schon lange in Evernote ein Notizbuch namens Reise-Tipps, in dem ich laufend alle möglichen Reise-Informationen sammle, die mir irgendwo vor die Füße fallen und die ich vielleicht irgendwann mal brauchen könnte.
Für die konkrete Planung einer bevorstehende Reise habe ich dann stets ein neues Notizbuch angelegt und nach dem Schema JJJJ_Reiseziel benannt, also z.B. „2015_Schottland“. Darin wird alles gesammelt, was mit dieser konkreten Reise zusammenhängt. Teils stammen die Inhalte dann aus dem Fundus des oben erwähnten Reise-Tipps Notizbuches, von wo ich sie in das aktuelle Notizbuch verschiebe; teils sind es auch völlig neue Notizen.
Dieses Konzept ist nahe liegend und einfach. Hat aber den entscheidenen Nachteil, dass die Anzahl der Notizbücher unaufhaltsam anwächst, wenn man nichts dagegen unternimmt. Bei mir sieht es jetzt schon so aus:
Es ist deutlich zu erkennen, dass die Anzahl der Reise-Notizbücher ganz schön überhand nimmt. Übersichtlicher wird es dadurch nicht gerade. Auch das Zusammenfassen all dieser Reise-Notizbücher zu einem Evernote Stapel ist da auf Dauer nicht wirklich hilfreich. Außerdem liegen Infos und Tipps, die man vielleicht später einmal wieder braucht, jetzt bei einem bereits abgeschlossenen Reise-Projekt, was auch nicht immer ideal ist.
Zeit für eine Reorganisation!
Meine grundsätzliche Einstellung ist ja „Keep it simple“! So wenig Notizbücher wie möglich, so viele wie nötig. Im Detail mag da jeder sein eigenes Konzept haben, aber dieser Grundsatz ist eigentlich immer sinnvoll.
Also habe ich mich mal dran gemacht und überlegt, wie ich diesem unaufhaltsamen Anwachsen der Anzahl an Notizbüchern Einhalt gebieten kann.
Zwei Standard-Notizbücher
In Zukunft wird es rund um den Bereich „Reisen“ in meinem Evernote zwei dauerhafte Standard-Notizbücher für alles rund um das Thema ‚Reisen‘ geben – auf den ersten Blick ganz ähnlich wie bisher:
- Reise-Tipps
- Reise-Planungen
Wenn man mag, kann man die beiden Notizbücher zu einem Stapel zusammenfassen, den man z. B. REISEN nennt. So bleibt zusammen, was zusammengehört.
Im ersten Notizbuch Reise-Tipps sammle ich wie bisher alle Tipps, die vielleicht irgendwann nützlich sein könnten, und zwar alles kreuz und quer durch die Weltgeschichte. Diese einzelnen Notizen verschlagworte ich mit Ländern oder Regionen. Also wie gehabt.
Neu ist das zweite Notizbuch Reise-Planungen; dieses enthält nur noch die Planungs-Notizen abgeschlossener (!) Reisen. Und zwar nur eine Planungs-Notiz je Reise. Ich erklär’s gleich …
Ein (temporäres) Notizbuch für eine bevorstehende Reise
Für die Planung einer bevorstehenden Reise lege ich nun zusätzlich ein weiteres, neues Notizbuch an; dieses bekommt – wie eingangs schon beschrieben – den Namen JJJJ_Reiseziel und wird, zwecks Übersichtlichkeit, ebenfalls in den Stapel REISEN gepackt. Eigentlich also auch wie gehabt … aber mit dem wesentlichen Unterschied, dass dieses Notizbuch nur temporär Bestand haben wird, nämlich nur so lange, bis die Reise abgeschlossen ist.
In dieses temporäre Notizbuch kommen nun nach und nach hinein:
- Alle für die bevorstehende Reise relevanten Notizen (wie eingangs beschrieben)
- Eine „Planungs-Notiz“ mit einem klaren, aussagekräftigen Titel (z. B. JJJJ_Reiseziel_Planung). In dieser Planungs-Notiz speichere ich in der Regel folgende Infos:
- Tour-/Routenplanungen mit Screenshots und Links zu Maps, Komoot, GPSies
- Terminplanungen
- Buchungsunterlagen als PDF (Flüge, Hotels, Mietwagen etc.)
- und am Anfang ein Inhaltsverzeichnis mit Links zu allen relevanten Notizen (dieses wird immer mal wieder upgedated)
Dieses Notizbuch JJJJ_Reiseziel wird am iPhone offline verfügbar gemacht, damit es unterwegs auch ohne Internetverbindung jederzeit verfügbar ist! Und natürlich teile ich dieses Notizbuch mit meinen Reisepartnern.
Nach Abschluss der Reise:
- Alle Notizen in dem temporären Notizbuch JJJJ_Reiseziel bekommen (spätestens) jetzt den Namen des Notizbuchs als Schlagwort verbraten – wozu, das erfahrt ihr gleich.
- In der Planungs-Notiz JJJJ_Reiseziel_Planung wird das Inhaltsverzeichnis auf den aktuellsten Stand gebracht.
- Dann wird diese Planungs-Notiz zur dauerhaften Archivierung in das Standard-Notizbuch Reise-Planungen verschoben.
- Und schließlich wandern alle (aufhebenswerten) Reisetipps wieder aus dem temporären zurück ins Standard-Notizbuch Reise-Tipps. Das (temporäre) Notizbuch JJJJ_Reiseziel ist nun leer und wird gelöscht.
Der Sinn des Ganzen
Solange ein Projekt „lebt“, hat man alle Unterlagen dafür in einem (temporären) Notizbuch gespeichert und braucht kaum je die Suche zu bemühen – auch wenn sie noch so leistungsfähig ist. Später, wenn das Projekt abgeschlossen ist, gelangt man entweder über das Inhaltsverzeichnis in der „Planungs-Notiz“ oder über das zusätzliche Schlagwort schnell an alle einzelnen Infos, die man mal dafür hatte.
Ein nicht zu unterschätzender Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass allgemeine Infos zu einem Reiseziel nun wieder im Standard-Notizbuch Reise-Tipps liegen und später, wenn man mal wieder eine Reise zu diesem Ziel plant, nicht aus mehreren separaten Notizbüchern zusammengesucht werden brauchen.
Und vor allem wächst so die Zahl der einzelnen Reise-Notizbücher nicht mehr ins Uferlose und wir verhindern erfolgreich, dass Evernote im Lauf der Zeit überfrachtet wird.
Gewöhnungssache
Es ist viel einfacher, als es sich anhört. Und wie so oft ist es Gewöhnungssache. Wenn man es ein, zwei Mal so gemacht hat, geht einem dieses Konzept in Fleisch und Blut über.
Übertragbares Konzept
Dieses Konzept ist natürlich in geeigneter Form auf jegliche anderen, zeitlich befristeten Projekte übertragbar. Zum Beispiel Kundenaufträge, Webdesign-Projekte, Wohnungsrenovierungen, Umzüge u.v.m.
Beitragsbild: © Chad McDermott – Fotolia.com