To-do Apps für iPhone, iPad und Mac (Teil 1)

Task Managing, Aufgabenverwaltung, Todo, Getting Things Done, GTD – wie immer man es auch nennen mag, es gibt gefühlte Millionen Apps im App Store, die den Zweck haben, uns bei der Bewältigung der alltäglichen Aufgabenflut zu unterstützen. Trotzdem, oder gerade deshalb vielleicht, fällt die Auswahl schwer. Jede dieser Apps hat andere Schwerpunkte, und vor allem hat jeder Anwender seine eigene Herangehensweise.

Ich selbst bin Things-Nutzer der ersten Stunde. Beinahe hätte ich geschrieben “begeisterter“ Things-Nutzer. Aber so gut mir auch die App gefällt, leider lässt einen das Entwicklerteam von Cultured Code manchmal verzweifeln. Die elende Zähflüssigkeit, mit der es bei Cultured Code vorangeht – oder besser gesagt, eben nicht vorangeht – ist mittlerweile in der Nutzergemeinde legendär. Man muss nur mal viele Kommentare im App Store lesen. Wie David in seinem Artikel hier (Link leider nicht mehr aktuell) ganz richtig sagt: “Things und Synchronisieren. Eine never ending Story.” Wohl wahr! Es ist ein echtes Trauerspiel.

Trotzdem muss ich zugeben, dass Things auch nach drei Jahren noch immer mein Favorit ist. Immer wieder mal sehe ich mir andere Apps an, nur um am Ende doch wieder zu Things zurück zu kehren, weil ich es einfach überlegen finde. Aus meiner Sicht ist Things übersichtlich, logisch und wirklich intelligent gemacht. Ich finde gerade die Beschränkungen von Things auf das Wesentliche sehr klug. Things bildet halt praktisch zu 100 % meinen Workflow ab. Mir fehlen eigentlich nur zwei Features, auf die gehe ich weiter unten ein. (Und vielleicht mal ein behutsames, frisches Design-Update. Und ein bisschen mehr Schnelligkeit in der Weiterentwicklung. Und etwas mehr Informationsbereitschaft für die treue User-Gefolgschaft …)

Es ist eben eine echte Hassliebe.

Nun ja. Das hier sind jedenfalls meine …

… Anforderungen an eine Aufgabenverwaltung:

• iPhone/iPad App (idealerweise Universal)
• Desktop App (Mac, alternativ Browser-App)
• Cloud-Sync (alternativ WLAN Sync)
• Wiederkehrende Aufgaben
• Notizen, Links und andere Anhänge
• Tags
• Push Notification je Aufgabe
• Startdatum (“Geplant”) und Fälligkeitsdatum
• Inbox, Today-Ansicht
• Volltext-Suchfunktion
• Archiv
• Einfache und verständliche Bedienung

Nichts, was man bei einer Aufgabenverwaltungs-App nicht erwarten würde, oder?

Hier nun meine derzeitigen Erkenntnisse zu den wichtigsten, mir bekannten, Aufgaben-Apps:

OMNIFOCUS. Der Gigant unter den GTD-Apps. Erfüllt alle meine Anforderungen – außer der letzten. Omnifocus ist äußerst leistungsfähig, die Möglichkeiten sind extrem umfangreich. Es wird kaum einen Anwender geben, der seine Wünsche damit nicht realisieren kann. Ich konnte auch schon feststellen, dass der Support sehr schnell, freundlich und ausgesprochen hilfsbereit ist. Aber: Gerade wegen der unbegrenzten Möglichkeiten besitzt Omnifocus auch eine sehr steile Lernkurve. Einfach ist was anderes. Zudem ist es das teuerste “Modell”: Möchte man die App für jede der drei Plattformen (iPhone, iPad und Mac) kaufen, investiert man 111 Euro! Heftig. Für meine Zwecke deshalb: „Kanonen auf Spatzen“.

WUNDERLIST. Diese App aus der berliner Entwicklerschmiede der 6Wunderkinder kennt wohl jeder. Sie liefert sich auf meinem Mac und auf meinem iPhone derzeit ein Kopf-an-Kopf Rennen mit Things. Hinsichtlich der grafischen Darstellung ist WUNDERLIST angelehnt an Things, mit ein paar grafischen Gimmicks extra. Auch hier hat jede Aufgabe ihre eigene Leiste, was ich netter finde als eine reine Liste. Die super einfache Synchronisation zwischen allen Plattformen ist bestechend. Die App ist intuitiv zu handhaben. Und ist für alle Plattformen kostenlos – wow! – das Argument zieht immer. Keine Ahnung, wie die das machen. Meine wesentlichen Anforderungen sind alle erfüllt, bis auf eine Ausnahme: Regelmässig wiederkehrende Aufgaben sind leider erst in “fernerer Zukunft” zu erwarten, so der Support. Aber wie eine Aufgaben-App keine “recurring tasks” verwalten kann, das verstehe ich einfach nicht. Wer muss sich nicht um so profane, ständig wiederkehrende Aufgaben kümmern wie ”Miete zahlen”, “Müll rausbringen”, “Umsatzsteuer-Voranmeldung”, “Heizöl checken” usw.? Wenn Wunderlist das eines Tages nachliefert, und vielleicht noch ein paar Optimierungen in der GUI (Aufgaben manuell umsortieren, Icons in der Befehlsleiste am iPhone umarrangieren) dann muss sich Things ganz warm anziehen. ;)

Auch 2DO landet in meiner Lieblingsliste immer wieder auf einem Siegertreppchen. Abgesehen von einer Desktop App erfüllt 2Do alle meine genannten Anforderungen. Mittlerweile gibt’s sogar kostenloses Cloud-Sync via iCloud oder Dropbox. Es gibt laufend Updates, die die App weiter verbessern. Allerdings wird mit dem Aufgabenbereich von iCal synchronisiert, was ich heute nicht mehr so prickelnd finde wie früher mal (allerdings ist wohl gerade deshalb auch keine extra Desktop App nötig). Für jemanden, dem das genügt, funktioniert es prima. Ich hatte 2Do einige Zeit auf meinem iPhone im Einsatz. Ich gebe zu, 2Do war für mich einfach ungewohnt. Ich brauche bei Aufgaben keine Kalender, im Gegenteil stören sie mich hier sogar. Die Einteilung von Things ist aus meiner subjektiven Sicht dafür sinnvoller (Heute, Nächstes, Geplant, Irgendwann, dazu das Konzept der Projekte und Bereiche). Man kann allerdings mit 2Do das Things-Konzept ziemlich gut nachbilden. Kostenpunkt für die Universal App: 5,49 Euro. Hinsichtlich Preis-/Leistung ist 2Do unschlagbar! Für Anwender, bei denen die Prioritäten anders liegen als bei mir, ist die App sicher sehr zu empfehlen.

THE HIT LIST liegt irgendwo zwischen Things, wo die App auch exakt preislich angesiedelt ist, und OmniFocus, wohin sie funktionell eher tendiert. Was mich hier stört, sind die Kosten für Synchronisation von rd. 20 Euro pro Jahr. Und die Weiterentwicklung scheint ähnlich wie bei Things nur sehr zäh voranzukommen. Deshalb habe ich mir The Hit List noch nicht genauer angesehen. Der Entwickler bietet auf seiner Website eine Trial Version für den Mac an, das ist fein.

HQ TO DO (1,59 €) hat mich wegen seiner frischen Optik sofort angesprochen. Die App sieht wirklich sehr stylisch aus. Ich glaube, da wird es nur zwei Möglichkeiten geben: love or hate. ;) Allerdings sollten schon in 2011 mit Version 1.1 wiederkehrende Aufgaben und Notifications kommen. Bisher haben die Jungs, die übrigens auf Ihrem Blog einen fröhlich-flotten Schreibstil pflegen, jedoch noch nicht geliefert. Eine Browser App und Cloud Sync ist ebenfalls angekündigt. Die App steht bei mir weiterhin auf der Beobachtungsliste.

TASKFLOW ist ein relativ neuer Kandidat. Die Entwickler stecken offensichtlich sehr viel Liebe in die Entwicklung der App, sie sieht jedenfalls sehr fein aus. Derzeit kann sie aber einige wichtige Punkte meiner Anforderungs-Liste noch nicht erfüllen: es heißt noch für Cloud Sync, Recurring Tasks und Notifications: „Coming soon“. Preis derzeit 1,59 Euro, dabei steht der Vermerk im App Store: “Buy now before the price goes up!” Das kann ich eigentlich nicht leiden. Trotzdem: beobachten. [Update 2015] Die Entwicklung dieser App wurde offenbar eingestellt.

Zu THINGS muss ich sagen: Obwohl Things nach Omnifocus die zweitteuerste im Feld ist, liebe ich die App. Aber die Entwickler nerven mich tierisch. Obwohl Cultured Code das seit ewigen Zeiten verspricht, gibt es noch immer (Februar 2012) keine anständige Synchronisation per Cloud. Der Beta-Test läuft nun bald schon … ein Jahr. Ein Jahr! Bitte? Und das in Zeiten, wo wohl die meisten Things-Anwender diese App auf mindestens zwei Plattformen nutzen und es deshalb überlebenswichtig ist, dass die Daten auf allen Plattformen synchron sind. Auch individuelle Erinnerungen für einzelne Aufgaben haben sie bis heute nicht zustande gebracht – und angeblich nicht mal geplant. Wer aber so profane Dinge wie “Müll rausbringen” seiner Aufgaben-App anvertraut, der braucht dafür auch eine Erinnerungsfunktion, die zu einem eingestellten Zeitpunkt piept. Eine Art generelle Erinnerungsfunktion ist zwar vorhanden, in der derzeitigen Form aber völlig nutzlos. Was mich aber bei Things richtig verärgert hat – wie offenbar viele andere Nutzer auch – ist die Trägheit der Entwicklung und die schlechte Kommunikation bei Cultured Code. Wenn ich davon absehen könnte, hätte ich mir schon lange keine Alternativen mehr angesehen, denn die App selbst gefällt mir sehr gut, weil sie übersichtlich, logisch und intelligent gemacht ist. Derzeit ist es noch immer meine erste Wahl, aber wenn die 6Wunderkinder endlich “Recurring Tasks” nachliefern, dann könnte es bald heißen “Ciao, Things”.

Hier noch meine aktuelle Checkliste mit den genannten Apps
(klick auf’s Bild für lesbare Version):

 

Nachtrag: Neben diesen eher schwergewichtigen Task Manager Apps habe ich mir noch die folgenden Apps angesehen:

PRIORITIES gefällt mir nicht so gut als Taskmanager, diese App sehe ich eher als einfachere Listen-App. Ähnliches gilt für

 

DUE: Nicht uninteressant, geht eher in Richtung Reminders. Hier steht klar die Erinnerungsfunktion im Vordergrund. Nicht übel, aber eben keine vollwertigen GTD-App.